Инструкция по работе с Диспетчером задач

Веб-приложение · GPT · Telegram

Все рабочие задачи, клиенты, проекты, платежи и заметки — в одном сервисе

Данные хранятся во внутреннем backend Диспетчера. Доступ зависит от роли, членства в рабочем пространстве и личного профиля прав.

ЗадачиКлиентыПроекты Платёжный календарьОтчётыЗаметки

Открыть приложение Открыть GPT

01 · Начало работы

Вход и навигация

Учётную запись создаёт администратор. Для входа нужен отдельный пароль Диспетчера.

Первый вход

Откройте tasks.nalbu.ru.
Введите email и пароль Диспетчера задач.
Если пароль забыт, нажмите «Забыли пароль?» и используйте одноразовую ссылку из письма.
На компьютере разделы находятся слева, на телефоне — в меню-гамбургере.

Основные разделы

Задачи — создание, поиск и работа с карточками.
Клиенты и проекты — справочники и связанные данные.
Платёжный календарь — доходы, расходы и повторения.
Отчёты — выборки, шаблоны и CSV.
Заметки — форматированный текст, чек-листы и файлы.
Настройки и уведомления — личные значения и каналы связи.

ВажноПароль от Битрикс24 не используется. Никогда не отправляйте пароль сообщением в GPT или Telegram. Битрикс24 отключён, а его старые задачи в Диспетчер не импортировались.

02 · Задачи

Создание, поиск и полная карточка

Форма новой задачи свёрнута по умолчанию и открывается кнопкой «＋ Новая задача».

Создание задачи

Выберите рабочее пространство.
Укажите название, описание и ожидаемый результат.
Выберите исполнителя, контрольные теги и срок либо «Без срока».
При необходимости добавьте чек-лист, клиента и проект.
Проверьте поля и нажмите «Создать задачу».

Клиента или проект можно создать кнопкой «＋» рядом с полем и сразу выбрать.

Разбор текста с GPT

Если серверный GPT доступен, после выбора пространства появляется поле «Напишите задачу». Кнопка «Разобрать» заполняет редактируемый черновик: название, описание, результат, срок, исполнителя, связи, теги, чек-лист и платёжные параметры.

Подготовить договор для клиента Альфа к пятнице, исполнитель Елена, проект Запуск, результат — подписанный договор.

GPT ничего не сохраняет автоматически. Всегда проверьте черновик и нажмите обычную кнопку создания.

Фильтры списка задач

Период: без срока, сегодня, вчера, завтра, текущие или прошлые неделя, месяц, квартал и год, а также произвольный диапазон.

Статус: завершённые, в работе, просроченные, архив и в ожидании.

Дополнительно: пространство, клиент, проект, тег, исполнитель и поиск по тексту.

Платёжные задачи: все задачи, только платёжные, только расходы или только доходы.

Обычный «Поиск» применяет точные фильтры. «По смыслу (GPT)» ранжирует только доступные вам задачи; если GPT недоступен, пользуйтесь обычным поиском.

Что доступно в карточке задачи

описание, ожидаемый результат, платёж и интерактивный чек-лист;
комментарии и понятный журнал изменений;
свёрнутые блоки «Реквизиты задачи» и «Журнал изменений»;
редактирование всех доступных реквизитов;
кнопки «Начать», «Отложить на неделю», «Завершить задачу», «Копировать» и «В архив»;
быстрое изменение срока также остаётся в краткой карточке.

Кнопка «Закрыть» в заголовке закрывает окно карточки. Кнопка «Завершить задачу» внизу меняет статус задачи; перед завершением можно записать результат или комментарий.

Перенос между пространствами и повторяющиеся задачи

При редактировании можно изменить рабочее пространство, не меняя остальные совместимые поля. Исполнитель, участники, проект, клиент или теги, которых нет в новом пространстве, очищаются автоматически.

Для повторяющейся платёжной задачи при редактировании, завершении или архивировании выберите «Только эту» либо «Эту и будущие». Прошлые задачи цепочки не изменяются.

Карточка запоминает, откуда была открыта. После просмотра, сохранения, проведения платежа или завершения стрелка «Назад» возвращает в исходный раздел — задачи, календарь, отчёт, клиента или проект.

Архив и безвозвратное удаление задачи

Обычное удаление помещает задачу в архив. Архивную задачу можно восстановить.

Несвязанную задачу с соответствующим правом можно удалить сразу после двойного подтверждения. Для архивных данных действует отдельный безопасный сценарий владельца: не раньше 30 суток в архиве, после проверенной резервной копии и при отсутствии блокирующих связей.

03 · Контрольные теги

Общие и личные — это разные каталоги

Теги влияют на видимость, фильтры и уведомления. Внутренний ID отличает одноимённые теги разных областей и владельцев.

Общие

Доступны в разрешённых пространствах и подходят для совместной работы.

важномосквапродажи

В общем каталоге может быть до 16 тегов.

Личные

Принадлежат конкретному пользователю и применяются только к его личным задачам.

личноедом

У каждого пользователя может быть до 16 личных тегов.

Общие и личные теги нельзя смешивать в одной задачеВ форме сначала выберите переключателем группу, затем значения из выпадающего списка. Совпадающие названия у разных пользователей не конфликтуют. При повторном создании удалённого имени система предложит восстановить прежний тег или создать новый.

04 · Справочники

Клиенты, проекты и рабочие пространства

Клик по краткой карточке открывает полную карточку со связями и историей.

Клиенты

название, описание, реквизиты и отдельная заметка;
город, отрасль, контактное лицо, телефон и Telegram;
несколько пространств и проектов у одной карточки;
редактирование и перенос между пространствами;
комментарии, задачи, полная история и архив.

Проекты

ID показан и в краткой, и в полной карточке;
в задачах и GPT можно указывать ID или точное название;
редактируются название, описание, участники и пространство;
связанные клиенты и задачи кликабельны;
у задач показан статус: в плане, в работе, просрочена или завершена.

Поиск, сортировка и пакетные действия с клиентами

Доступны фильтры по пространству, проекту, городу, отрасли и тексту. Сортировка — сначала новые, по названию или по городу. Клиент без указанного пространства или проекта остаётся доступен при отборе по любому значению соответствующего фильтра.

Чекбокс в краткой карточке позволяет архивировать несколько клиентов. Кнопка «Объединить две карточки» активна ровно для двух выбранных клиентов.

При объединении значения показываются в двух столбцах. Для каждого реквизита выбирается одна сторона; комментарии можно взять из обеих карточек — они будут записаны последовательными блоками.

«Искать дубли» использует GPT только как подсказку. Если GPT недоступен, появляется сообщение «Возможен только ручной поиск».

Фильтры и сортировка проектов

Проекты можно отбирать по рабочему пространству, клиенту, названию или описанию, отдельно показывать архивные и сортировать от новых к старым либо по алфавиту.

Форма создания и фильтры работают независимо: выбор пространства у нового проекта не меняет текущий отбор списка. Чекбоксы в кратких карточках используются для пакетного архивирования.

Архивирование и удаление клиентов и проектов

Проекты можно выбрать чекбоксами и архивировать по одному или пакетом. Перед операцией система спрашивает, архивировать ли связанные задачи и клиентов либо оставить их активными. У оставленных карточек архивный проект помечается «(архив)».

Безвозвратно удалить клиент или проект можно только при отсутствии связей и после двух подтверждений. Клиента дополнительно может удалить только его создатель. Если связи есть, используйте архив.

Рабочие пространства

Архивные пространства по умолчанию скрыты; включите «Показать архивные», чтобы увидеть их. После создания название и код не редактируются — изменить можно только описание.

В полной карточке показаны участники и количество связанных проектов, клиентов и задач, включая архивные. Счётчики кликабельны и ведут в соответствующий раздел с фильтром по пространству.

05 · Финансы

Платёжный календарь

Платёж — это задача с дополнительными полями: сумма, доход или расход, плановая дата и повторение.

Обычная задача остаётся компактнойБлок «Параметры платежа» скрыт, пока не включён признак «Платёжная задача». После включения появляются сумма, вид платежа, дата и настройки повторения.

Итоги периода

Планируемые доходы, расходы, разница, проведённые и просроченные платежи.

Быстрые периоды

Прошлый, текущий и следующий месяц, квартал или год, а также произвольные даты.

Два вида

Компактный вид включён по умолчанию; развёрнутый показывает все сведения карточек.

Работа с календарём

стрелки около месяца быстро листают календарь;
для квартала и года доступна разбивка по дням или неделям;
клик по дню или «＋» открывает новую платёжную задачу с готовыми датами и включённым признаком платежа;
после сохранения пользователь возвращается в тот же календарь и период;
платёж можно перетащить на другой день — дата задачи изменится автоматически;
в компактном виде показаны сумма без копеек, начало названия и статус: зелёная галочка у проведённого либо красный знак у просроченного;
полное название компактной записи видно при наведении.

Проведение и просрочка

Платёж можно провести из компактного или развёрнутого календаря, а также при просмотре и редактировании задачи. Укажите фактическую дату. Если задача не завершена, приложение отдельно предложит завершить её.

Карточка суммы просроченных платежей кликабельна. Она открывает короткий список: сумма, плановая дата и название. Клик по строке открывает полную задачу; стрелка «Назад» возвращает в календарь.

Повторяющиеся платежи

Поддерживаются еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные платежи. Для серии задаётся дата окончания; максимум — 60 платежей и пять лет.

При переносе, редактировании, завершении или архивировании выбирайте действие только для текущей задачи либо для неё и всех будущих. Прошлые платежи не меняются.

Счета, банковские остатки, валюты и валютная переоценка в модуль не входят.

06 · Отчёты

Выборки и шаблоны

Отчёт строится только по данным, доступным пользователю.

Параметры

Пространство, статус, проект, клиент, исполнитель, контрольный тег и диапазон срока.

Результат можно выгрузить в CSV.

Шаблоны отчётовТекущие параметры можно сохранить как шаблон, позже отредактировать, архивировать, показать среди архивных или восстановить — при наличии права.

07 · Заметки

Текст, списки, чек-листы и файлы

Заметка относится к рабочему пространству и доступна его участникам в пределах прав.

Редактор

заголовки, жирный, курсив и зачёркивание;
ссылки и маркированные списки;
чек-лист, который можно отмечать прямо в просмотре;
до 10 файлов общим размером до 100 МБ.

Поиск и безопасность

Фильтруйте по пространству и ищите по названию или тексту. Произвольный HTML не выполняется.

Редактировать и удалять заметку могут автор, администратор или владелец. В архивном пространстве заметка доступна только для чтения.

Корзина на 7 суток«Переместить в корзину» скрывает заметку из обычного списка. В режиме «Корзина» её можно открыть и восстановить. По истечении семи суток заметка, метаданные и все вложения удаляются безвозвратно.

08 · Другие каналы

Custom GPT, серверный GPT и Telegram

Это разные способы работы с одним внутренним набором данных.

Custom GPT

Откройте Диспетчер в ChatGPT и начните новый чат.
При первом действии нажмите «Войти в систему с tasks.nalbu.ru».
Введите пароль Диспетчера и разрешите доступ.
Просите показать, создать или изменить задачу обычным текстом.

Создай в Налбу задачу «Подготовить отчёт», проект Маркетинг, срок завтра 12:00.

Проект можно назвать текстом или указать его ID. Неоднозначное название потребует уточнения.

Telegram-бот

Откройте «Уведомления» и нажмите «Подключить Telegram».
Перейдите по одноразовой ссылке и нажмите Start.
Используйте разветвлённое кнопочное меню, а не запоминайте команды.
Любое создание или изменение проверьте и отдельно подтвердите.

Открыть бота

Что умеет Telegram

Показывает задачи на сегодня, завтра, неделю, без срока, в ожидании и просроченные. Создаёт задачу из сообщения и позволяет менять срок, статус, название, описание, результат, комментарий, исполнителя, участников, клиента, проект и теги.

Для завершения есть отдельная кнопка «✅ Завершить задачу». Справочники позволяют после предпросмотра создать клиента, проект, личный или общий тег.

Черновик действует 10 минут. До кнопки «Подтвердить» или команды /confirm данные не меняются. /cancel отменяет действие, /menu возвращает главное меню, /stop отключает связь.

Когда серверный GPT недоступен

Ручные формы и точные фильтры продолжают работать. Для дублей клиентов сервис сообщает «Возможен только ручной поиск», а для задач можно использовать обычный «Поиск». GPT никогда не изменяет карточки автоматически без стандартного сохранения или подтверждения.

09 · Личные настройки

Значения по умолчанию и уведомления

Новая задача без уточнений

На странице «Настройки» выберите пространство, контрольный тег из сохранённого списка, исполнителя, срок, время и ожидаемый результат по умолчанию.

Явно заполненное значение всегда важнее настройки.

Уведомления

Email и Telegram включаются отдельно. Можно настроить уведомления о сегодняшнем и близком сроке, просрочке, назначении, комментариях, изменении срока и статуса, а также утреннюю, вечернюю и недельную сводки.

Расписание учитывает часовой пояс пользователя.

10 · Администрирование

Пользователи, права и хранение данных

Эти разделы видны только соответствующим ролям.

Роль	Основные возможности	Ограничения
Пользователь	Работает в доступных пространствах в пределах назначенного профиля.	Не управляет другими учётными записями.
Администратор	Управляет пользователями, пространствами и операционными данными.	Не может снять или присвоить роль владельца.
Владелец	Полный доступ, передача роли владельца, безвозвратное удаление архивных данных.	В системе всегда должен оставаться один активный владелец.

Создание и изменение пользователя

Укажите имя, email, временный пароль не короче 12 символов, роль, статус и часовой пояс. Настройте личные теги, значения задачи по умолчанию и детальный профиль прав.

Сначала сохраните общие или личные теги, затем выбирайте контрольный тег по умолчанию из списка — вручную он не вводится. Одновременно поддерживается до четырёх активных пользователей.

Учётные записи не удаляются: ненужную запись отключают или блокируют. Изменение пароля, роли или статуса отзывает активные web-сеансы и OAuth-доступы.

Архив старше 30 дней

Владелец открывает «Хранение данных». Задачи, клиенты, проекты, пространства и шаблоны отчётов можно удалить безвозвратно не раньше 30 полных суток после архивирования.

Перед удалением сервис создаёт и проверяет резервную копию, повторно проверяет связи, просит точное название и второе подтверждение. Автоматической очистки этого архива нет.

Это правило не относится к корзине заметок: она очищается автоматически через семь суток.

11 · Помощь

Если результат не такой, как ожидалось

Карточка не видна

проверьте рабочее пространство и свои права;
сбросьте фильтры и нажмите «Поиск»;
включите показ архива или корзины, если запись удалялась;
проверьте группу контрольного тега.

Не удаётся сохранить

перечитайте сообщение у поля;
после переноса в другое пространство заново выберите недоступные связи;
если карточку уже изменили в другом окне, обновите её и повторите действие;
при проблеме с GPT продолжайте через ручную форму.

Телефон и мобильная версияВсе основные разделы работают в браузере телефона. Откройте меню кнопкой-гамбургером. Для голосового ввода используйте системную диктовку клавиатуры: голосовой режим ChatGPT не вызывает Actions.

Диспетчер задач